Formal letter

Formal letter লিখবেন কীভাবে: polite, clear, complete

Formal letter-এ ভাষা খুব জটিল করার দরকার নেই। দরকার হলো respectful tone, clear purpose, এবং প্রতিটি bullet point-এর exact answer.

মূল lesson দেখুন পূর্ণ Writing গাইড
polite tonecomplaint/requestbullet coverage
শিক্ষকের গল্প

আরিয়ান complaint letter-এ লিখেছিল, “Your service was terrible and I am angry.” message বোঝা যায়, কিন্তু tone harsh. Formal letter-এ firm হওয়া যায়, rude হওয়া যায় না।

Formal letter কখন লিখবেন

যাকে আপনি চেনেন না, অথবা official relationship আছে, তাকে formal tone ব্যবহার করবেন। যেমন hotel manager, company, council, university office, landlord you do not know.

Formal structure

Template নয়, structure

Dear Sir or Madam,
I am writing to complain about/request information about/apply for...
Body paragraph 1: situation.
Body paragraph 2: details and problem.
Body paragraph 3: request or expected action.
Yours faithfully,
Your name

Useful formal phrases

Mini example

Prompt: You bought a laptop online. It arrived damaged. Write to the company.

Sample paragraph

I am writing to complain about a laptop I purchased from your website on 12 June. Unfortunately, when the package arrived, the screen was cracked and the keyboard was not working properly.

নিজে ঠিক করুন

“Give me my money back quickly.” formal tone-এ কীভাবে বলবেন?

I would be grateful if you could arrange a refund as soon as possible.

Formal মানে rude বা robotic না

Formal letter-এ student-রা দুই ধরনের ভুল করে: কেউ খুব কঠিন ভাষা ব্যবহার করে unnatural করে ফেলে, আবার কেউ বন্ধুর মতো casual tone নেয়। ভালো formal letter হলো respectful, direct, এবং easy to read.

Too casual

Hi, I’m really annoyed because your service was bad.

Better

I am writing to express my dissatisfaction with the service I received last week.

Useful formal phrases

PurposeSafe phrase
ReasonI am writing to enquire about...
ComplaintI would like to express my concern regarding...
RequestI would be grateful if you could...
ClosingI look forward to hearing from you.

Full sample formal letter

Task: You recently bought a product online, but it arrived damaged. Write to the company.

Dear Sir or Madam,

I am writing to complain about a desk lamp that I purchased from your website on 12 June. Unfortunately, when the item arrived, the glass cover was cracked and the switch was not working properly.

I had ordered this lamp for my study room, and I expected it to arrive in good condition because it was listed as a new product. However, the packaging was very thin, and there was no protective material inside the box.

I would like to request either a full refund or a replacement lamp at no additional cost. I have attached a photo of the damaged item and a copy of my order receipt for your reference.

I look forward to your prompt response.

Yours faithfully,
Rahim Ahmed

Formal letter checklist

প্রশ্নোত্তর

Formal letter-এ contraction ব্যবহার করা যাবে?

এড়িয়ে চলাই ভালো। I am, I would, could you please—এই ধরনের full form বেশি safe।

Dear Sir or Madam দিলে ending কী হবে?

সাধারণত Yours faithfully. যদি person-এর নাম জানা থাকে, Yours sincerely ব্যবহার করা যায়।

Complaint letter কি aggressive হওয়া উচিত?

না। Complaint clear এবং firm হতে পারে, কিন্তু rude হওয়া উচিত নয়।

Coach's note

IELTS Writing formal letter-এ band বাড়ানোর practical rule

Writing-এ অনেক student grammar ঠিক করতে গিয়ে main task ভুলে যায়। Examiner প্রথমে দেখেন আপনি প্রশ্নের কাজ করেছেন কি না, idea logically সাজিয়েছেন কি না, এবং language naturally control করতে পেরেছেন কি না। তাই প্রতিটি answer লিখার আগে ৩ মিনিট plan করুন। এই ৩ মিনিটই অনেক সময় ৩০ মিনিটের ভুল বাঁচায়।

একটি ছোট গল্প

আরিফ complex sentence লিখতে পারত, কিন্তু Task 2-তে question-এর দুই অংশ cover করত না। আমরা তাকে fancy word কমিয়ে “question checklist” দিলাম। প্রথম line-এ position, body paragraph-এ clear reason, শেষে direct conclusion—এই simple discipline-ই তার writing stable করল।

Before writingDuring writingAfter writing
Question type ও task words circle করুন।প্রতি paragraph-এ এক main idea রাখুন।Verb, article, plural, spelling check করুন।
২টি main idea লিখুন।Example শুধু idea support করলে দিন।Question-এর সব অংশ answer হয়েছে কি না দেখুন।

লক্ষ্য হলো difficult English দেখানো নয়; লক্ষ্য হলো clear thinking দেখানো। IELTS Writing-এ controlled, relevant, organised answer সবসময় memorised template-এর চেয়ে ভালো।

শেষবার official information check করা হয়েছে: ২৭ জুন ২০২৬. Fee, centre availability, visa rule, university requirement এবং accepted-test list সময়ের সাথে বদলাতে পারে। Booking বা application করার আগে official page আবার মিলিয়ে নিন।

তথ্যসূত্র

এই guide-টি official IELTS Writing format, assessment criteria এবং IELTSNexa-এর teaching notes মাথায় রেখে লেখা। এখানে public information কপি না করে student-friendly বাংলায় ব্যাখ্যা করা হয়েছে, যাতে লেখাটি practical guide হিসেবে ব্যবহার করা যায়।